PUBLIC RELATIONS

PUBLIC RELATIONS DALAM MENDUKUNG PERAN SEKRETARIS DI PERUSAHAAN

Oleh:

Raden_Fandi

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Public relations atau dalam bahasa Indonesia masyarakat sering menyebut hubungan masyarakat, yaitu merupakan suatu proses komunikasi dua arah yang sering terjadi pada suatu lembaga organisasi, baik komunikasi internal maupun eksternal dari organisasi tersebut. Public relations yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan kerja yang baik pada organisasi tersebut. Hubungan kerja yang baik akan bisa dicapai jika masing-masing pihak di dalam organisasi tersebut memiliki pengertian satu sama lain.
Profesi seorang sekretaris banyak menyita waktu dengan aktivitas berinteraksi dengan orang lain. Seorang sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan suatu atau mengatakan sesuatu untuk mempererat hubungan dengan seseorang, baik dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui penerapan dan pemanfaatan aspek-aspek komunikasi secara baik dan benar.
Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai public relations officer, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini berkaitan dengan tanggungjawabnya untuk menjaga citra perusahaan. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk membahas mengenai keterkaitan tugas-tugas kesekretariatan dengan aktivitas public relation, maka penulis mengangkat fenomena sosial ini dengan judul ‘Pengetahuan Public Relations dalam Mendukung Peran Sekretaris di Perusahaan’.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana keterkaitan sekretaris dengan aktivitas public relations?
2. Bagaimana aktivitas public relations dapat memelihara dan membangun citra perusahaan?

TINJAUAN PUSTAKA

A. Public Relations
Public relation menurut ICPR (International Center of Public Relation), yaitu sebuah pusat pengembangan ke-PR-an yang bekerja sama dengan The Jakarta Consulting Group, public relations ialah usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melalui proses komunikasi dua arah baik ke dalam maupun keluar perusahaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan.

B. Sekretaris
Menurut H.W. Fowler dan F.G. Fowler, sekretaris adalah :
Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis-menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya;
Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat/ perusahaan/ perserikatan untuk mengerjakan korespondensi, warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaan;
Secara umum, sekretaris adalah orang yang membantu tugas-tugas pimpinan mulai dari yang menerima dikte, mengkonsep surat/korespondensi, menerima telepon/tamu, memeriksa/mengingatkan pimpinan atas tugas/janji yang telah dibuat, atau hal-hal lain yang dapat membuat kerja pimpinan semakin efektif.
Macam-macam sekretaris, dibedakan sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawab, yaitu:
Sekretaris Eksekutif : sekretaris yang berfungsi menjalankan fungsi manajer eksekutif, memiliki staf atau bawahan. Sekretaris eksekutif pada umumnya sekretaris pada suatu unit organisasi (misal : sekretaris jendral, sekretaris inspektorat jendral, sekretaris wilayah, sekretaris dewan, sekretaris yayasan);
Sekretaris Pribadi : sekretaris yang berperan membantu pimpinan, tidak punya anak buah (misal : sekretaris direktur, sekretaris manajer, sekretaris rektor).

C. Perusahaan
Perusahaan adalah badan usaha atau kegiatan usaha yang secara remi telah terdaftar pada pemerintahan, yaitu seluruh kegiatan usaha yang telah memiliki badan hukum.
Badan usaha dibedakan menjadi :
1. Badan usaha milik negara :
a. Perusahaan Jawatan (Perjan);
b. Perusahaan Umum (Perum);
c. Perusahaan Perseroan (Persero);
d. Perusahaan Daerah (PD).
2. Badan usaha milik swasta, dan
3. Koperasi.

PEMBAHASAN

A. Keterkaitan Sekretaris dengan Aktivitas Public Relations
Posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran sendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus-menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam ‘mengamankan’ perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya secara praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dan strategis.
Kedudukan sekretaris sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan sebagai penyampai informasi dari pimpinan kepada pihak yang berkaitan menjadikan sekretaris sebagai ‘pejabat humas’. Jabatan sekretaris yang mempunyai akses langsung kepada manajemen puncak sangat memungkinkan untuk bertindak sebagai public relations officer. Terdapat beberapa hal lainnya yang menyebabkan seorang sekretaris sangat layak untuk berfungsi sebagai public relations officer.
Pertama, adalah kesempatan untuk berhubungan secara cepat dan langsung dengan pimpinan tanpa melalui orang lain. Kedua, dengan kedudukannya yang demikian, akan memungkinkan seorang sekretaris dapat mengikuti rapat-rapat staf inti. Ketiga, dengan akses terhadap personal maupun informasi yang dimilikinya, sekretaris dapat mengetahui latar belakang dari suatu kebijaksanaan dan keputusan yang diambil.
Dengan ketiga aspek yang dimiliki tersebut seorang sekretaris akan mendapat informasi langsung dari tangan pertama tentang informasi yang langsung disebarkan dan informasi yang harus disimpan. Sekretaris akan mengetahui tindak lanjut dari keputusan yang telah diambil dan dapat memantau perkembangannya.
Dalam perannya sebagai public relations officer, sekretaris hendaknya tidak hanya bersikap reaktif, tetapi harus menjadi sumber informasi. Perannya berkaitan juga dalam pemberian sumbang saran untuk mengevaluasi umpan balik masyarakat terhadap kebujaksanaan perusahaan.
Agar tugas-tugas sekretaris sebagai PR dapat berjalan dengan baik, seorang sekretaris harus membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Hubungan yang baik ini akan membentuk suatu jaringan kerja (network).
Jaringan kerja internal yang dibangun misalnya dengan resepsionis, keuangan, personalia, direksi/manajer lain, dan sekretaris lain. Jaringan kerja internal ini sangat penting dalam kegiatan sekretaris yang berkaitan dengan PR internal. Misalnya seorang sekretaris direktur utama harus menyampaikan keputusan pimpinannya kepada segenap anggota organisasi. Dia harus berhubungan dengan bagian personalia, manajer lain. Walaupun misalnya mekanisme formal dalam organisasi sudah ada, tetapi hubungan personal yang baik akan memperlancar tugas tersebut.
Hubungan eksternal yang baik akan sangat mendukung tugas sekretaris yang berkaitan dengan aktivitas PR. Pembinaan hubungan yang baik dengan pihak luas misalnya klien, kalangan pemerintah dan masyarakat luas akan banyak membantu kegiatan PR.

B. Aktivitas Public Relations Dapat Memelihara dan Membangun Citra Perusahaan
Seorang sekretaris dengan kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai public relations officer, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini berkaitan dengan tanggungjawabnya untuk menjaga citra perusahaan. Karena itu seorang sekretaris wajib dibekali pengetahuan mengenai ke-PR-an, agar dapat memahami masalah-masalah ke-PR-an secara mendalam dan memberi kontribusi dalam batas-batas kewenangannya.
Mengatasi suatu masalah yang secara bersama dianggap merugikan, merupakan salah satu aktivitas pubic relations memelihara atau membentuk citra perusahaan. Aktivitas ini dilakukan perusahaan bekerjasama dengan lembaga lain yang bertujuan untuk mengatasi masalah yang dirasakan merugikan masyarakat luas.
Dengan aktivitas ini, perusahaan akan menunjukkan pada masyarakat bahwa mereka juga memperhatikan masalah-masalah tersebut. Di Indonesia banyak sekali lembaga-lembaga nirlaba yang dapat diajak bekerja sama dalam proyek ini.
Aktivitas public relations harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya. Hal-hal yang dapat dilakukan public relations dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu:
1. Mempromosikan barang atau jasa.
2. Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan.
3. Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik.
4. Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan.
5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan.
6. meningkatkan nama baik pemegang saham.
7. menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan.
8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi.
9. Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya.
10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan public relation.

Kapan aktivitas public relations dilakukan, kembali kepada kebijaksanaan perusahaan apa yang ingin dicapai dalam aktivitasnya tersebut. Pada prinsipnya aktivitas public relations untuk meningkatkan citra perusahaan, tetapi juga harus dipertimbangkan tujuan-tujuan khusus yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

Berikut ini beberapa tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas public relations berkaitan dengna citra perusahaan.
a. Untuk mengubah citra perusahaan;
b. Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan;
c. Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen;
d. Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan;
e. Menunjukkkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak, yang dapat merugikan;
f. Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk imitasi.
Peran sekretaris sebagai salah satu figur public relations officer mempunyai peran penting, karena kedudukan sebagai kepanjangan tangan direksi atau manajemen. Kedudukan strategis tersebut menjadikan seorang sekretaris harus mengemban tanggungjawab yang lebih ditekankan untuk fungsi sebagai penjaga citra perusahaan dan menghadapi situasi krisis. Sekretaris harus menjalankan fungsi PR dengan baik, terutama dalam situasi krisis. Situasi krisis datang secara mendadak dan perlu penanganan segera, sehingga seorang sekretaris yang dekat dengan pengambil keputusan mempunyai peran yang cukup penting. Dalam situasi yang cukup krisis, sekretaris akan bertindak sebagai “pasukan pemadam sukarela” untuk meyelamatkan citra perusahaan. Situasi krisis sering diartikan sebagai saat yang dapat mempengaruhi hidup matinya perusahaan.

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pengetahuan public relations wajib dimiliki oleh seorang sekretaris guna menghadapi perannya sebagai figur public relations atau “pejabat humas” di mata masyarakat, yaitu kemahiran sekretaris untuk mengahadapi atau sebagai citra perusahaan baik di pihak internal maupun eksternal. Karena sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus-menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam ‘mengamankan’ perusahaan, yaitu dengan komunikasi yang tepat, profesional, dan strategis. Karena peran sekretaris itu sendiri sebagai “secret” dari perusahaan.
Sekretaris harus menjalankan fungsi PR dengan baik, terutama dalam situasi krisis. Situasi krisis datang secara mendadak dan perlu penanganan segera, sehingga seorang sekretaris yang dekat dengan pengambil keputusan mempunyai peran yang cukup penting. Dalam situasi yang cukup krisis, sekretaris akan bertindak sebagai “pasukan pemadam sukarela” untuk meyelamatkan citra perusahaan. Situasi krisis sering diartikan sebagai saat yang dapat mempengaruhi hidup matinya perusahaan.