Media Relations

Media Relations: Theory Vs Fact

Dalam sebuah workshop “Integrated PR Strategy with others Department for Maximum Result”, yang diprakarsai oleh XP Training dan digelar selama tiga hari di Bali beberapa waktu lalu yang diikuti oleh corporate secretary, external department serta departemen lain diluar PR dari beberapa oil company, penulis berkesempatan menyampaikan materi bertajuk Media Relations antara teori dan fakta. Kenapa tajuk ini saya anggap penting untuk dipahami oleh peserta workhop? Ada beberapa hal yang sering saya temukan dalam praktik dilapangan disaat menjalankan fungsi media relations sebagai bagian dari Public Relations, seperti seorang media relations dalam teori sebagai seorang executor atau sub bagian dari departemen PR yang menjalankan strategi dan perencanaan program yang dibuat oleh PR Department dalam sebuah organisasi.

Seiring dengan perkembangan yang ada dan tingginya kebutuhan oranisasi akan tenaga yang menguasai secara baik seluk beluk media dengan network dan kedekatannya, kini tumbuh dan berkembang pula jasa yang mengkhususkan pada bidang media relations ini. Dua hal ini menjadi pertimbangan utama dalam penyuguhan materi media relations antara teori dan fakta dilapangan selain juga adanya permintaan tentang bagaimana menggunakan media massa untuk keuntungan perusahaan (meminimalisasi misunderstanding/miscommunication) atau juga buat keuntungan diri anda sendiri. Tentu sudah sangat dimengerti bahwa secara teori, media relations memiliki fungsi atau peran pertama berkenaan dengan komunikasi, kedua berkenaan dengan pemberian informasi atau memberi tanggapan pada pemberitaan media atas nama organisasi atau klien. Kenapa demikian? Hal ini lebih dikarenakan dewasa ini media massa sudah menjadi bagian dari banyak orang. Nyaris tak ada kegiatan yang tak melibatkan media massa dalam kehidupan kita. Oleh karenanya, organisasi mau tidak mau membutuhkan sebuah hubungan baik dengan media yang oleh praktisi PR menjadi salah satu roh penting dalam aktivitas Public Relations.

Frank Wylie (mantan ketua Masyarakat Public Relations Amerika (PRSA/Public Relations Society of America) — dalam Interpreter, mei 1997 mengemukakan sebuah penemuan yang menarik terkait dengan aktivitas atau kerja seorang Public Relation Officer. Dalam uraiannya ini Frank memilahnya menjadi antara Senior Public Relations Officer dan Junior Public Relations Officer tentang bagaimana masing-masing menjalankan fungsinya. Menurutnya, Public Relation Officer (Senior) 10% waktunya dihabiskan untuk hal-hal teknis, kemudian 40% nya untuk urusan administratif, dan sisanya 50% untuk menganalisa dan menilai. Kemudian bagi junior public relations officer, 50% waktunya dihabiskan untuk hal-hal teknis, kemudian 5% nya untuk urusan penilaian, dan 45% sisanya untuk menjalankan apa saja.

Hal teknis di atas terkait dengan ketrampilan kita dalam menulis siaran pers, membuat laporan liputan media atau mendokumentasikan kegiatan sedangkan analisis adalah kegiatan yang membutuhkan intligensia tentang bagaimana menghadapi / menanggapi opini publik, membaca kecenderungan, atau merumuskan permasalahan berdasarkan berbagai data yang dimilikinya.

Pemaparan di atas memang tidak secara spesifik berkaitan dengan fungsi dan tugas seorang media relations officer, melainkan penekanan pada kompetensi seorang PR yang selain harus memiliki kemampuan teknis juga harus menguasai dan mampu membuat sebuah analisa akan perkembangan opini publik atau perusahaan/ organisasi. Kembali lagi kepada definisi media relations, secara teori seperti dalam glosarium, media relations adalah berhubungan dengan para wartawan dalam upaya untuk membina hubungan yang baik dengan media siaran, cetak, dan online. Dari sini Media Relations Officer bisa juga disebut sebagai perpanjangan tangan PR dalam membina hubungan baik dengan media massa. Melihat tugas media relations tersebut jelas bahwasannya peran seorang media relations dalam menyukseskan program dan perencanaan strategi PR menjadi sangat krusial dan penting walaupun tetap saja bisa disebut sebagai seorang executor dari program-program PR.

Menjawab pertanyaan peserta tentang bagaimana praktik dan fakta yang ada dilapangan serta banyaknya organisasi yang tetap memilih/menujuk seorang media relations dari luar organisasi, ini tentu tidak bisa disama ratakan. Pertama mungkin saja dalam departemen PR (humas) organisasi tersebut belum memiliki staff media relations yang memang dekat dan memiliki hubungan baik dengan media atau lebih pada soal efektivitas dan simplisitas. Tak ada yang salah dengan dua pertimbangan ini. Karena urusan menjaga, menjalin dan membina hubungan baik denganmedia memang bukan sesuatu hal yang mudah. Secara sederhana bisa diilustrasikan bahwasanya menjalin hubungan baik dengan media ini seperti halnya kita menjalin hubungan dengan pasangan. Sangat kompleks dan banyak hal yang musti diperhatikan. Dengan demikian tak ada salahnya organisasi mempercayakan hal ini kepada orang yang memang memiliki selain network ke media juga kedekatan hubungan dengan masing-masing media termasuk memahami secara baik seluk-beluk media massa. Terlebih dewasa ini telah banyak jasa media relations uang ada, baik itu secara personal maupun ada terorganisir.

Faktor lainnya adalah biaya. Kebanyakan jasa media relations yang ditawarkan selain sangat terjangkau, hasil yang diberikan pun juga cukup professional dan memuaskan. Hal tersebut mungkin dianggap lebih paktis bagi beberapa organisasi, namun demikian bagi sebagian organisasi lainnya lebih memilih menggunakan jasa PR secara menyeluruh dengan mengundang atau menunjuk perusahaan yang bergerak di bidang PR Consultant atau tak sedikit organisasi yang memilih memberdayakan peran dan fungsi PR di dalam organisasinya dengan mengikutsertakan staff PR, corporate secretary atau external communications atau departemen lain ke berbagai pelatihan baik secara general membahas tentang PR atau secara khusus tentang media relations yang di dalamnya terdapat banyak hal mulai dari pemetaan media (mediascape), pemahaman alur kerja media hingga bagaimana cara berhadapan dan menjalin hubungan dengan media, bagaimana membuat sebuah event yang menarik dan melibatkan media seta aspek-aspek lainnya hingga teknik penulisan naskah Public Relations. Hal ini bisa jadi adalah pilihan tepat guna mencetak staff yang handal berkenaan dengan komunikasi sehingga mampu menjalankan fungsi PR sebagai jembatan antara organisasi dengan publiknya.

Media Relations = Event Organizer
Fakta yang terjadi dilapangan, baik media relations officer maupun independent media relations menjalankan fungsinya lebih dari sekedar menjalin dan menjaga hubungan baik kepada para wartawan (media) dengan berusaha secara aktif memenuhi kebutuhannya akan informasi guna mendapatkan publisitas bagi organisasinya. Seorang media relations officer atau independent media relations juga harus menjalankan fungsinya dalam mempersiapkan, mengatur dan menyelenggarakan event (press conference / editor gathering / lainnya) termasuk juga melakukan fungsi memonitor, kliping dan menganalisa publisitas (atau sering disebut sebagai aktivitas event management) yang ada terkait dengan pemberitaan organisasi.

Di tingkatan ini, media relations officer setelah menyelesaikan tahapan-tahapan dalam event management hingga membuat sebuah report dari kegiatan publisitas tersebut kemudian menyerahkannya ke public relation officer / manager yang selanjutnya dibahas di tingkat manajemen. Hasil dari kegiatan ini kemudian bisa digunakan sebagai masukan maupun bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan organisasi selanjutnya. Seoran media relations officer kemudian kembali menjalankan fungsinya dalam berusaha menjalin da membinahubungan baik dengan media termasuk menindak lanjuti program publisitas yang diselenggarakan. Ada beberapa kegiatan yang biasa dilakukan setelah event berlangsung yang bertujuan untuk tetap menginformasikan progress dari kegiatan yang telah dijalankan. Misalkan acara tersebut adalah acara press conference dalam rangka ”Paparan Publik dan Penawaran Perdana Saham (Initial Public Offering / IPO). Untuk jenis kegiatan ini kerja media relations belumlah selesai setela menyerahkan laporan publisitas atas kegiatan tersebut. Hal ini dikarenakan ada langkah-langkah lanjutan terkait dengan program IPO sebuah perusahaan, yakni waktu bookbuilding, kemudian tahap masa penawaran, masa penjatahan dan masa pencatatan di Bursa. Untuk event ini kerja seorang media relations dituntut sangat ekstra keras dan senantiasa mengikuti perkembangan disatu sisi dan di sisi lain seorang media relations juga secara continue akan dihubungi oleh pihak media yang selalu ingin tahu perkembangan program organisasi. Sehingga selain kecepatan informasi yang dibutuhkan media harus dipenuhi, seorang media relations juga harus pandai-pandai dalam menghadapi media dan manajemen.

Waktu kerja dan tingkatan tuntutan kerja seorang media relations dalam event ini tentu akan berbeda dengan event lainnya, seperti event launching, special event, event RUPS, dan event lainya yang bersifat sekali selesai. Di sinilah seorang media relations juga menjalankan fungsinya sebagai seorang event organizer. Bedanya event organizer (eo) secara umum bersentuhan dengan publik yang luas sedangkan seorang media relations yang event organizer ini lebih fokus pada media sebagai publik.

Dari pemaparan di atas, kalau boleh disederhanakan pemahaman akan fungsi dan peran media relations officer dalam organisasi adalah menjalankan fungsi dan perannya sebagai eksekutor atau perpanjangan tangan dari rencana dan program PR, namun demikian jika ditilik dari praktiknya dilapangan, seorang media relations officer adalah event organize bagi organisasi. Berbeda dengan seorang independent media relations, dalam organisasi biasanya selain menjalankan program dan rencana PR dari organisasi yang menunjuknya juga dituntut secara kreatif dan inovatif untuk memberikan sebuah program media yang baik dan menguntungkan. Lebih jauh, seorang independent media relations juga harus memberikan service yang menyeluruh mulai dari konsep, perencanaan dan penanganan event maupun dalam menghadapi media termasuk mempersiapkan konsep dan format undangan media, prss release yang kemudian dikemas dalam bentuk press kit juga secara professional menjalankan tugasnya dalam melakukan monitoring, tracking, analisa dan reporting.

Sekali lagi, seiring dengan perkembangan dan tuntutan jaman menurut saya tak ada salahnya bagi individu yang memutuskan untuk terjun secara professional menjadi seorang media relations. Tentu saja penguasaan akan hal teknis, netwoking yang bagus kepada media, pemahaman tentang public relations, kemampuan menganalisa dan menganggapi perkembangan opini publik serta penguasaan aspek-aspek terkait dengan peran dan fungsi Public Relations menjadi syarat mutlak. Penguasaan teori itu sangat penting, namun kesiapanmenghadapi dunia nyata terkait dengan dunia komunikasi dan khususnya media menjadi hal yang tak kalah pentingnya.