Sponsorship

How to Make Good Project Proposal

Sponsorship adalah salah satu peran yang sangat penting dalam penyelenggaraan sebuah acara, karena bisa jadi kita menangguhkan acara karena tidak ada sponsor yang membiayai penyelenggaraan acara kita. Namun seringkali memang masalah sponsorship menjadi momok bagi sebagian kita, karena sulitnya untuk mendapatkan dana dari perusahaan – perusahaan tersebut. Kebanyakan kita justru terkadang menggampangkan dengan membuat proposal sekenanya atau bahkan terkesan memaksa dan meminta-minta.

Ada beberapa hal yang harus kita luruskan sebelum kita beranjak ke langkah – langkah dalam membuat proposal sponsorship, yaitu :

1. Jangan samakan Proposal Sponsorship dengan proposal yang anda kirim ke pihak rektorat, dekanat, atau birokrasi lainnya. Karena jelas akan sangat berbeda tujuannya.
2. Proposal Sponsorship is unique, make it different. Kalau bisa, anda bisa membuat proposal yang berbeda untuk tiap perusahaan yang berbeda. Karena secara targetan juga anda akan beda. Contohnya dalam masalah kontrapretasi.
3. Jangan Seperti orang minta sumbangan, memelas, dan terkesan kere banget. Buatlah bargain yang bagus pada saat anda datang ke tempat sponsor. Karena inti dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi.
4. Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita.
5. Selalu buat janji untuk presentasi kegiatan kita. Jangan hanya meninggalkan satu eksemplar proposal disana.

Setelah anda memahami berbagai hal diatas, sekarang tinggal bagaimana anda mendesain proposal anda. Sekali lagi ingat-ingatlah bahwa mencari sponsor itu tidak semudah yang kita bayangkan, jadi bersiaplah untuk segala kemungkinan terburuk.

Okey, sekarang kita coba beranjak ke tahapan selajutnya dalam membuat proposal.

1. Persiapan

a. Penyelenggara

Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.

b. Jenis Kegiatan

Kegiatan apa yang akan diselenggarakan. Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, ajang kreativitas anak muda dapat disponsori perusahaan pakaian jadi, perusahaan telekomunikasi atau handphone, sepeda motor, serta minuman ringan. Semua produk di atas memiliki kemungkinan besar dikonsumsi para penonton ajang kreasi anak muda tersebut. Sedangkan perusahaan penanaman modal atau perusahaan mobil mewah tidak mungkin tertarik untuk mendanai kegiatan semacam ini.

c. Penonton atau peserta

Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Misalnya, pada sebuah event lari 10 km, harus disebutkan target jumlah peserta beserta penonton yang akan berkumpul pada acara tersebut. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan produk mereka.

d. Tempat penyelenggaraan
e. Waktu penyelenggaraan
f. Bagaimana kegiatan tersebut dilakukan

2. Materi Proposal Sponsor (5 W - 1 H)

• Tujuan diselenggarakan acara
• Keterangan mengenai acara
• Alasan mengapa memerlukan sponsor
• Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara
• Schedule dan action plan acara
• Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Berikan contoh-contohnya. Misalnya pencantuman logo di banner, lebih baik dibuatkan contoh design banner dengan logo sponsor yang bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan waktu khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.
• Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah dilakukan.
• Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

3. Presentasi

a. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif.
b. Datang tepat waktu
c. Berlatih sebelum waktu presentasi
d. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor
e. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.
f. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor
g. Tanyakan kapan bisa di-follow up

4. Follow up

a. Follow up pada waktunya
b. Setelah mendapat persetujuan segera

5. Pelaksanaan

tepati janji pada pihak sponsor pada waktu penyelenggaraan kegiatan. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk dating ke acara kita, biasanya hal tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

6. Laporan Kegiatan

Laporan harus dikerjakan paling lama seminggu setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di banner kita, dsb. Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis sepah dibuang. Tidak memberikan laporan setelah mendapat dana atau barang. Sekali lagi jangan lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya anda beraudiensi dengan pihak sponsor tentang jalannya kegiatan tersebut.

Nah, setelah anda mengetahui kesemua tahapan tersebut, maka satu-satunya hal yang harus anda lakukan lagi mereview ulang lagi proposal yang akan atau telah anda buat. Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas. Terakhir ada tips mengenai desain grafis untuk proposal anda.

1. Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull dan buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.
2. Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik. Jangan lupa untuk mencantumkan nama kegiatan anda, waktu pelaksanaan dan organisasi anda tentunya.
3. Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.

Setelah proposal anda jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan, mistype, atau kesalahan-kesalahan lainnya. Selain itu anda bisa mempelajari lagi banyak format dalam penulisan sponsor, karena sekali lagi tidak ada kebakuan dalam menulisan proposal. Sehingga jelas sekali dituntut orang-orang yang kreatif dan cerdas dalam membuat proposal kegiatan yang marketable.

elamat Membuat Proposal Sponsorship !!!!!